广东省德胜社区慈善基金会项目管理制度

广东省德胜社区慈善基金会是由美的控股有限公司发起，以关注顺德扶贫济困事业，回应顺德社区发展需求，推动顺德和谐社会建设为宗旨，以面向顺德区内开展教育、养老、扶贫、济困、文化建设、社区发展以及其他综合性的公益慈善项目为主要业务范围的慈善基金会。

为规范广东省德胜社区慈善基金会（以下简称“基金会”）项目管理，确保基金会项目工作的资助效率及标准一致，提高项目质量，更好地实现基金会的使命和战略，达成顺德社区慈善信托的公益慈善目标，根据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》，结合基金会的实际情况，制定本制度。

一、基金会项目领域

1、教育领域：

基于顺德教育现状，鼓励并促进公众参与教育的对话与创新性的行动，以期增强顺德本土教育的生命力和多元化。旨在发现、支持和汇聚创新型教育个人和团体，并帮助这些行动传播、反思和成长。

2、养老领域：

根据人口统计，顺德全区60岁以上老人有19.23万人，占全区户籍人口比例为15.3%，平均每年以3%的速度递增。按“60岁以上达到10%以上”的国际人口老龄化标准，顺德已进入人口老龄化社会。然而与之配套的基础养老设施、养老服务却大大滞后。

针对这一状况，基金会拟通过对顺德区社区、居家养老项目、养老服务等机构、项目的支持与资助，促进社区、居家养老服务的专业化，逐步打造社区养老的生态链，进而推动形成良性的养老环境。

3、社区发展领域：

顺德共有197个村居福利会（行政村、居民委员会），吸纳社区居民捐赠（含物资捐赠）有得天独厚的优势，是顺德社会建设、慈善领域的重要力量，但根据顺德慈善工作调研报告显示，其中大部分福利会以捐赠、捐物为主，且缺少专职工作人员，在机构管理、财务管理、慈善工作规划方面较为不规范。

基金会拟通过咨询服务、合适的资助、项目研发、研究、种子基金、技术支持等形式，促进村居福利会在回应社区需求、解决社区问题、深耕社区发展等方面的综合能力的提升。

4、文化建设领域：

顺德本土拥有大量物质/非物质文化遗产、民俗文化等传统文化精华，现今面临分布范围稀疏、传承困难的困境，个别甚至有濒临失传的危险。

基金会拟针对本土传统民俗、文化进行发掘和梳理，对传统建筑、祠堂文化、民俗等进行梳理、记录，采用包括但不限于影像记录、老照片搜集整理、口述史、手绘地图、社区文化活化等多种方式进行呈现。同时，通过本项目的实施，影响年轻人关注本土文化，培育本土文化保育团队，对本土文化进行保护和推广发扬。

5、其他综合性领域：

包括青年公益、扶贫等领域依据基金会战略规划进行适宜的资助。

二、基金会项目管理结构

1、基金会的项目管理分别体现在战略规划、项目策略、资助计划和具体项目四个层面。

2、战略规划是依据基金会的愿景和使命而制定的一系列规范活动，帮助基金会做出根本性的决定和选择重要的领域，反映基金会的工作目标，是项目管理的基本依据。

3、战略规划及项目策略是由理事会根据机构的愿景及使命决议通过后发布实施。

4、项目策略是战略规划中所包含的工作思路、公益项目方向和具体方法，是实施战略规划的直接途径，并对资助计划起指导作用。

5、资助计划是指基金会为解决特定领域的社会问题而设计和推出的综合性解决方案。资助计划由一系列相互关联的具体项目组成，并覆盖较为广泛的区域。资助计划应当与战略规划和项目策略保持一致，并为具体项目的设计和实施提供直接依据。

6、具体项目是指为了实施资助计划而设计和实施的、有具体目标的一系列相互关联的活动。具体项目从属于资助计划，可以由合作机构或基金会设计，按照项目周期管理规定进行管理。

除基础领域之外，基金会的筹资和传播活动等也可以纳入具体项目关联。具体项目的设计和管理应当：

（1）有助于基金会战略目标的实现，与项目策略保持一致，并围绕资助计划展开；

（2）使用逻辑框架方法进行设计；每一个活动都产生清晰的产出和可持续的效果，具有创新性和政策倡导的空间，并有利于传播。

7、项目管理常规流程可按周期分为几个阶段：

战略规划和项目策略的形成→资助计划设计和审批→具体项目的设计和立项审批→资金拨付→项目实施与监测→项目结束→项目评估。

三、资助计划的设计和审批

1、资助计划涵盖的内容：反映战略规划中项目策略、解决的问题、目标、工作策略、受益群体、传播方案、筹资方案、可复制性、可持续性、预算、活动计划等信息。

2、资助计划由基金会秘书处发起整理，经理事会审议通过后正式实施。

3、如果资助计划在时间、内容、用途、预算等方面进行变更，须再次按照资助计划的审批流程进行审批。

四、具体项目的设计和审批

1、具体项目可以由基金会发起和设计，也可由基金会的项目合作机构发起和设计，或者双方共同发起和设计。除项目活动外，具体项目可以包含传播和筹资等支持性活动。

2、具体项目的周期原则上不超过3年，如超过3年，需报理事会审议。

3、项目计划书是描述项目目标、项目策略、项目活动、项目产出和项目预算等管理要素的主要文件。项目计划书可以由基金会或者合作机构完成。

4、项目的审核与批准

（1）项目工作人员对合作机构提交的项目计划书进行审核和筛选，与潜在合作机构进行沟通、协商，并辅导潜在合作机构对项目计划书进行修改。

（2）须提交审核的立项资料包括但不限于：《项目建议书》、《项目预算表》等。基金会项目工作人员应根据《项目建议书》《项目预算表》完成本部门初步审核意见。

（3）根据不同领域的项目，邀请无利益相关的行业专家，组成评审委员会，评审委员会至少为3人。

（4）评审委员会需出具具体评审意见，由工作人员汇总，并交由财务部审核项目预算是否符合年度预算，是否符合资金管理规定和财务管理制度以及是否存在计算错误等。确认无误后经评审委员会确认，填写“顺德社区慈善信拖xx年度受益人确认函”，确定受益人。

4.项目拨款

（1）基金会按《项目资助协议》和项目实际进展情况，分批向受资助机构拨付项目资金。一般情况下，应当根据项目资金规模和合作机构规模，保留项目预算总额的5%-20%作为质量保证金，在项目结束后，由基金会验收合格后方可予以支付。

（2）项目工作人员有责任督促接受款项的合作机构在汇款到账后的7个工作日内须提供合规合法票据。

（3）项目合作机构应按照协议的有关规定，落实配套资金及其他配套条件，并严格执行项目资金预算。

4、项目执行、监测与评估

（1）项目批准后，由合作机构或者基金会的项目负责人负责执行。合作机构实施的项目，由合作机构和基金会共同进行监测；基金会本身执行的项目，由该项目的负责人进行项目监测。

（2）基金会的项目监测职责

①基金会项目工作人员将定期或不定期对合作机构执行的项目进行监测，并对项目监测的内容进行记录，出具报告。

②项目的负责部门须定期针对项目监测报告检查对建议改进措施的执行情况，并将结果通报相关合作机构。

③项目实施过程中，在必要情况下可以对项目内容和预算进行修改，但应符合以下基本程序和原则：

• 预算变更过程中，不得将原计划中用于项目活动的预算变更为项目管理费、人员费用或购置机构固定资产。

• 合作机构须提前10个工作日向基金会提出书面申请，经基金会审核批准后执行。

• 项目变更审批流程同项目审批流程；

（3）项目的调整和变更

①如项目所处社会环境、自然环境等客观因素或合作机构本身发生重大调整，而导致项目目标，活动和其他内容发生重大变化，需报基金会审核批准。

②如项目时间发生变更，时间延长3~6个月，由项目部门负责人决定是否中止项目或批准变更。当时间延长6个月以上的，由秘书长决定是否中止项目或批准变更；

③如项目预算发生变更的，在同一项目产出项下，预算变更不超过原预算10%或3,000元人民币（采取就低原则），由合作机构自行变更，无需向基金会申报；如超过这一数目，则需提交变更申请。

（4）项目实施过程中，基金会项目工作人员按照项目进程和《项目资助协议》分阶段对项目进行评估。阶段性评估的内容主要包括项目进度、项目实施产出和成果、项目管理状况、及财务管理状况与资金使用进度等方面。阶段性评估的流程与同期项目拨款流程相同。

5、基金会资助实施的项目金额超过50万元的，都应当进行终期评估。必要时，可引入第三方评估和审计。

6、终期评估的内容主要包括项目目标和产出的完成情况、项目的社会影响及机构资金使用情况和项目管理成效等。

7、项目的最终评估结果将作为合作机构下一次申报项目资格审查或者形成新的项目的重要依据。

8、基金会的财务部门按需对项目进行监测、抽查，检查各环节是否符合项目管理要求。

6.项目完成

（1）项目实施完成后，该项目的负责人应当在对项目的评估和总结基础之上，制定《项目总结报告》，提交基金会项目工作人员审核；财务部门应当对《项目总结报告》的财务部分进行审核，后存档。

（2）项目完成之后，基金会该项目的负责人和财务部门共同对项目资金进行清算，并完成《项目财务总结报告》，与《项目总结报告》同时归档。

7.项目非正常中止处理

如果出现以下情况，基金会将考虑单方面中止项目的执行：

（1）合作机构未能根据按照项目计划书实施项目的;

（2）合作机构未根据项目计划书、资金使用计划或预算，违规或违约使用资金的;

（3）合作机构项目未按期完成，或项目计划未征得基金会同意擅自发生重大变更的;

（4）合作机构获得其他方对项目的资助而不告知基金会的;

（5）合作机构未能如期向基金会递交报告;

（6）合作机构提交虚假内容的项目报告;

（7）合作机构提交虚假内容的财务报告和原始单据;

（8）合作机构拒绝配合财务审计;

（9）合作机构项目活动质量异常低下，在基金会组织的检查、审计中暴露了项目的较重大问题的;

（10）合作机构未能提供配套资金或人力资源;

（11）其他使项目不能实施的外在因素.

8、如基金会项目工作人员在对项目进度及资金使用方面认为有重大问题，将与合作机构协商进行调整，如效果依然不佳，基金会有权改变预算资金的金额或者用途，缓拨或停拨下期的项目资助款。

9、对合作机构在申报、管理和实施过程中，存在弄虚作假、截留、挪用、挤占项目资金等违反国家法规或本规定的行为视为违约，基金会将依据协议的有关条款撤销或中止项目合同，并根据情况采取停止拨款、追回项目资金及使用项目资金购置的所有资产等措施，情况严重者将追究刑事责任。

五、附则

1、本制度自签署之日起试行6个月，之后依据试行期评估结果修订再作颁布正式执行。

2、本制度解释权归基金会秘书处。

3、本制度每年须进行回顾，全体员工参与讨论更新。